制度指的是規定或操作方式，這些規定或操作方式調節著個人在社會中的行為模式，形成了特定的社會結構。寫好電子版檔案管理制度要注意什么？小編給大家分享電子版檔案管理制度，希望對大家有所幫助。

電子版檔案管理制度篇1

為了將公司檔案納入規范化管理，特制訂本制度。

1、檔案管理內容：公司將規劃、方案、各級文件、內部規章制度、董事會、股東會及重要會議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學習材料、發言材料、技術資料、設備資料、各級報告、榮譽證書、土地、房產資料等具有可查性或參考價值的文件資料歸檔管理。各部門內部形成的文件、規定、資料等應主動整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。

2、檔案登記：檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。

3、檔案的查閱：

(1)任何人查閱檔案，如需在檔案室內短時間查閱可不打借條;如需在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借給。每次最長時間不得超過五天。

(2)公司各部門經理及相當于此級別以上管理人員查閱檔案可通過檔案管理員直接辦理查閱手續。其他人員需查閱檔案時，必須有本部門經理以上管理人員書面證明，方可到檔案管理員處辦理查閱手續。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經理批準證明方可查閱。

4、檔案的保護：

(1)查閱者必須愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密。

(2)嚴禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉借，更不得遺失。如確實需要抄錄和復制，必須由總經理簽字的批準申請方可抄錄或復制。

(3)微機室及有電腦的部門嚴禁為無總經理簽名(復印簽名視為無簽名)的檔案資料(特別是技術、設備、標準資料)打印、拷貝或復印。否則，對責任人每次罰款200元。

(4)任何檔案嚴禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關技術資料或圖紙，必須由分管經理簽字批準，保衛方可放行。否則，如被保衛查出未經分管經理批準蓄意帶出者，須查明原因報綜合管理部，并每次對當事人罰款200元-__元。如保衛未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對當事人罰款外，由當事人承擔一切損失，同時對責任保衛失職罰款100元。未造成損失的，除對當事人罰款外，對責任保衛失職罰款50元。

5、公司購買設備時的隨機技術資料、說明書、裝箱單等，員工外出學習時發放的學習資料，聘請師傅提供的技術資料、設備資料等，申請購買的技術資料等，必須在到達公司24小時到檔案管理員處辦理登記存檔手續，否則每拖延24小時對責任人罰款50元。

6、需長期借出專人使用的，必須由專用人員寫出書面借條，報總經理簽名批準后借出，并由檔案員辦理登記手續。專用人員必須妥善保存，嚴禁外傳、泄露秘密。否則，視情節輕重罰款1000-10000元，并承擔公司一切損失。

7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機檔案，進行微機管理，并確保查詢打印的資料完整準確無誤。

8、檔案管理員每年1-2月份對公司上年度在微機內存貯的規劃、規章制度、人事資料、合同、協議、工資檔案、學習材料、發言材料、技術資料、報告等具有可查考價值的文件資料分類整理拷貝，標明名目后，存檔備查。

電子版檔案管理制度篇2

一、干部人事檔案管理部門，在接到干部任免通知后，一周內應將干部人事檔案轉給新的干部主管部門。

二、轉出的干部人事檔案必須齊全完整，并按規定進行認真整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。

三、轉遞檔案或檔案材料必須按統一規定的“干部檔案轉遞通知單”所列項目詳細登記，嚴密包封，要通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交干部本人自帶，檔案轉出或轉入及時登記。

四、接到干部人事檔案或干部人事檔案材料的單位，經核對無誤后，應在回執上簽名蓋章立即退回。逾期一個月未退回者，轉出單位應催問，以防丟失。如發現檔案中缺少材料，檔案整理不合格，轉遞的檔案材料手續不健全等問題，可將檔案或檔案材料退回。轉出單位應盡快補充或整理，再轉新的干部人事檔案管理部門。

五、為保證干部人事檔案隨著干部調動或職務變動而及時轉遞，干部管理部門發出的調動、任免通知必須抄給干部檔案管理部門，以便及時續填干部職務變動情況和轉遞檔案。

電子版檔案管理制度篇3

制定背景

機關檔案工作的發展歷程，就是機關檔案工作不斷制度化、規范化的過程。1955年1月17日《中國共產黨中央和省(市)級機關文書處理工作和檔案工作暫行條例》(中央辦公廳秘書局起草，中共中央批準)和1957年2月28日《國家機關文書立卷工作和檔案室工作暫行通則》(國家檔案局起草，國務院批準)頒布實施，分別對黨、政機關的檔案工作提出了規范要求。1961年12月31日，經中央辦公廳批準，國家檔案局發布施行《機關檔案室工作通則》(1964年10月14日修訂)，規定了各級黨、政、軍機關和企業、事業、人民公社、人民團體等單位檔案室工作要求，實現黨、政檔案工作的統一管理。1983年4月28日，中央辦公廳、國務院辦公廳印發《機關檔案工作條例》(廳發〔1983〕64號)，確立了沿用至今的機關檔案工作體制、機構、干部等內容，規定了機關檔案工作基本業務要求。

之后頒布實施的《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》，與《機關檔案工作條例》一并為機關檔案工作提供了根本的法律法規保障。國家檔案局以此為依據，相繼發布《機關檔案工作業務建設規范》《機關文件材料歸檔范圍與文書檔案保管期限規定》《歸檔文件整理規則》等規范和標準，為各地區各部門機關檔案工作的開展創造了良好的制度環境。近年來，隨著信息化的快速發展和檔案管理實踐的不斷進步，檔案管理越來越趨向專業化、精細化，這對機關檔案制度建設提出了更高的要求。

1

補足機關檔案制度體系缺環

機關檔案工作有《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《機關檔案工作條例》等宏觀層面上的規定，也有《機關檔案業務建設規范》《歸檔文件整理規則》等針對某一方面具體工作、微觀層面的規范和標準，但缺乏一個中觀層面、承上啟下的制度辦法，使機關檔案制度體系存在明顯缺環，影響到相應法律法規及規范標準的執行。

2

完善機關檔案業務要求

現行機關檔案工作規范和標準大多制定時間較早，機關檔案業務要求缺位現象比較嚴重，比如檔案用房面積、技術和設施設備要求，錄音、錄像、實物等門類檔案歸檔與管理要求等都缺乏明確規定，導致各地區各部門在進行業務建設或指導時標準難以統一，影響了相關工作的開展。另外，電子文件、電子檔案管理的整體性、原則性、關鍵性要求也不夠充分，無法適應新形勢下機關檔案工作的新需要。

3

融會貫通相關規范標準

在現行的幾十項檔案規范和標準中，大部分都與機關檔案工作有關。由于機關檔案人員流動性大、專崗專責難度較高，加之還承擔其他工作，很難將這些分散的要求悉數掌握。所以，《規定》的制定思路就是把相關規范和標準的核心要素抽取出來，再加上新形勢下的新要求，打造一個涵蓋各種載體、各個流程的制度規范，便于機關檔案工作人員把握和執行。另外，檔案標準一般為推薦性質，原則上可自愿執行，而這些標準又與檔案資源質量息息相關，因而需要規范性文件賦予其強制執行力。

制定過程

《規定》的制定過程經歷了草稿、初稿、征求意見稿、送審稿等階段，稿本先后迭代十余次。主要過程如下：

認真調研、論證，進行充分準備。20__年，對《規定》制定的可行性、必要性開展調研、論證，并在湖北召開專題會議進行討論研究。在此基礎上，草擬了《關于〈機關檔案工作規定〉(暫定名)相關情況的匯報》，提出了制定《規定》的主要理由、工作目標、實現路徑、工作計劃，形成《規定》草稿，報請批準實施。

正式啟動編制工作。20__年3月，經報批同意，確定《規定》編制工作任務和要求。成立了《規定》起草工作組，擬定了編制方案，正式啟動《規定》的制定工作。

廣泛征求各地區各部門意見。20__年5月，形成《規定》初稿，在廣東召開專題會議對初稿進行討論、論證。20__年1月，在北京召開專家咨詢會，聽取中央和國家機關協作組組長單位專家意見。4月，根據專家咨詢會提出的意見，形成《規定》征求意見稿，并向各地區各部門廣泛征求意見。

反復修改，形成送審稿。20__年8月，對各地各部門反饋的628條意見進行逐條研究、處理，采納402條，部分采納114條，形成《規定》送審稿。9月底，召開評審會議，最高人民檢察院、中央編譯局、國家測繪地理信息局、安監總局檔案館、民航局檔案館、中國人民大學檔案學院等單位專家對《規定》進行討論、論證并通過評審。

正式對外公布。20__年10月—20__年10月，根據專家組、各部門提出的修改意見，調整規范名稱，并對送審稿內容進一步修改完善，提交國家檔案局審查批準后，于20__年10月11日正式對外公布。

主要目標

《規定》以問題為導向，以解決如下問題為主要目標：

1

機關檔案工作的組織、領導問題

按照《規定》頒布之前的機關檔案工作組織建制，機關存在機關辦公廳(室)、機關檔案部門、檔案鑒定小組等與機關檔案工作密切相關的組織形態。不過，這些組織一般限于在某一范圍或領域開展工作，很難統籌協調信息化、解密劃控等重要工作。從多年的實踐經驗來看，檔案工作開展較好的機關，一般會由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)(或承擔該職能的其他綜合辦事機構)及相關部門負責人組成檔案工作協調機制，協調處理本機關、本系統檔案工作重大事務和重要事項，取得了很好的效果。這種行之有效的做法值得在更大的范圍內推廣。

2

檔案機構設置及檔案人員配備問題

經過多年不斷調整，各地區各部門完全意義上的檔案處室數量較少，不少單位是以保密檔案處、機要檔案處等名義出現。個別單位的檔案工作是由其他處室甚至是事業單位代為承擔，部門名稱完全沒有體現檔案工作屬性。如果不予以規范，將會影響檔案工作在機關的正常開展。另外，檔案人員是否專職、是否正式在編、是否專業等機關檔案工作中的老大難問題，由于之前缺乏明文規定，也給檔案工作隊伍的建設和發展帶來了一定影響。

3

監督指導職責的主輔關系問題

檔案行政管理部門主管檔案工作，負責檔案工作的監督、指導和檢查。為充分發揮行業主管部門的推動作用，《機關檔案工作條例》賦予行業主管機關對本系統一定的監督、指導與檢查權限。實踐中，有些行業主管部門以此為據，對本系統檔案工作提出了管理方法和要求，但有些與地方檔案行政管理部門，甚至與國家相關要求不一致，導致地方機關無所適從，既影響了地方檔案行政管理部門依法行使權利，也影響了國家檔案資源建設。所以，明確監督指導職責的主輔關系和各種權責邊界成為一項需要解決的問題。

4

檔案工作任務與檔案社會化服務約束問題

兩辦《意見》對檔案工作的任務進行了擴展，提出“確保檔案部門實現對電子文件形成、積累和歸檔的全程監督指導”。《規定》需要以此為據，相應調整機關檔案工作的基本任務。另外，兩辦《意見》倡導外包服務，但對于服務外包的類型、檔案行政管理部門在服務外包中的監督指導作用并沒有明確。實踐發現，不規范、不加限制的外包可能會帶來涉密信息泄露的風險，甚至會導致機關檔案核心業務流失，影響檔案機構設置、人員配備和體制機制的正常維系，因而需要對外包的范圍和要求予以明確。

5

檔案用房的設置、面積、選址和設施設備問題

檔案用房類型不足、面積不清、條件較差是機關中的常見現象。實踐中，檔案用房有“三分開”的說法，但未在規范和標準中明確表述，影響了機關檔案用房的安排與布局。另外，機關檔案用房的面積、選址、承重，以及溫濕度調控、安防、消防等也無明文要求，又不宜照搬《檔案館建設標準》《檔案館建筑設計規范》規定，因而需要進一步明確。

6

機關檔案的規范管理與檔案信息化問題

檔案的規范管理涉及形成與收集、整理與歸檔、保管與保護、鑒定與銷毀、利用與開發、統計與移交多個流程。這些流程和要求散見于不同的法律法規、規范和標準中，需要重新梳理并形成一以貫之的管理體系和要求，同時也需要根據新形勢、新要求對相關內容進行調整。另外，機關檔案信息化存在的癥結問題也需要進一步明確，比如檔案信息化與機關信息化同步建設要求、檔案信息化建設各方的權責關系、電子檔案的屬性與管理要求等。

電子版檔案管理制度篇4

安全檔案的建立、完善和管理，是安全管理工作的重要組成部分。學校應根據實際情況建立安全工作計劃部署檔案、消防檔案、重點部位檔案、易燃易爆危險品檔案等。安全檔案的管理工作，由保衛部門負責。安全檔案應包括安全基本情況和安全管理情況。

校本培訓檔案建設包括兩個部類：

應包括下列內容：

（一）校本培訓綜合檔案：

1、國家、省、市、縣教師繼續教育文件；

2、學校校本培訓的中長期規劃、年度計劃；

3、學校校本培訓的文件、師資庫、外聘專家等相關資料；

4、校本培訓各項管理制度；

5、校本培訓實施情況記載（包括集中培訓、專題培訓、學術交流、教師論壇、課題研究、聽課評課、教師問卷、外出培訓、考核考試成績）；

6、校本培訓資源（文本、音像、網絡）；

7、校本培訓的科研成果（承擔國家、省、市課題情況、教師獲獎情況等）；

8、校本培訓估材料（包括過程評估材料、年度評估材料、經驗材料和總結等）。

（二）校本培訓教師個人檔案（或教師素質提高評估手冊）

應包括下列內容：

1、教師個人校本培訓申報計劃及所選課程菜單；

2、培訓的過程記錄（教師參加培訓的內容、聽評課、主講研究課等情況記載）；

電子版檔案管理制度篇5

安全檔案的建立、完善和管理,是安全管理工作的重要組成部分。學校應根據實際情況建立安全工作計劃部署檔案、消防檔案、重點部位檔案、易燃易爆危險品檔案等。安全檔案的.管理工作,由辦公室負責。安全檔案應包括安全基本情況和安全管理情況。安全基本情況應包括以下內容:

(一)年度安全工作計劃、部署,各種安全文件資料。

(二)單位基本概況,重點部位情況。

(三)安全責任人、管理人、安全員崗位職責。

(四)各種安全制度。

(五)各種安全設施、器材情況。

(六)其他與安全有關的情況。

安全管理情況應包括以下內容:

(一)安全設施、器材定期檢查記錄,維修保養的記錄。

(二)安全隱患及其整改情況的記錄。

(三)安全檢查、巡查記錄。

(四)安全宣傳教育培訓記錄。

(五)安全情況、事件、事故及處理記錄。

(六)獎懲情況記錄。

(七)其他有關安全管理的情況。

電子版檔案管理制度篇6

一、總則

集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為規范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向集團行政人事部提交備份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續性、真實性。

2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進行監督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

二、歸檔范圍

1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。

2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股東會、董事會、監事會形成的文件材料;

4、資金借貸、業務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯系函件等)

5、政府、項目批文、合同;

6、公司制度體系、會議紀要、內部發文(包含總經理批示后的各項工作流程、公司決定等);

7、工程進度計劃控制文件(含各業務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;

8、各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃;

9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);

10、公司有效證照、證件、印章;

11、具有法律效力及保存價值的文件;

12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等;

13、員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等;

14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料;

15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

三、立卷歸檔要求

1、集團行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。

2、集團各部門應及時向行政人事部移交發生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續;各分子必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。

3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時，要嚴格履行移交手續，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯清單備查。

4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

(1)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

(2)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應全在一立卷。

(3)卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

(4)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

(5)按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。

(6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

四、檔案保管期限

1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

2、確定集團檔案保管期限的原則

(1)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

(2)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

(3)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

五、檔案保密級別

1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議，行政人事部經理核定密級。

2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室;有密級檔案復制時，需經辦公室主任(行政人事部經理)及副總以上領導批準。

3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經辦公室主任(集團行政人事部經理)及副總以上級領導批準。

4、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任(集團行政人事部經理)鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

六、檔案的借閱

1、各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿，方可借閱。

2、公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團行政人事部經理)批準。

3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任(集團行政人事部經理)批準。

5、有密級的檔案調閱、復制時均需辦公室主任(行政人事部經理)及副總以上領導批準。

6、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。

七、電腦檔案的管理

1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區域存放公司相關的文件、資料，在指定存放區域里設定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。

2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經理)即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區域、文件夾名稱進行如實登記;各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區域進行檢查。

八、檔案的鑒定與銷毀

1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。

2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經理主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

3、檔案材料鑒定小組審定，并經集團總裁批準后，方可銷毀。

4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。

九、罰則

1、集團各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團內通報批評。

2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經辦公室主任(集團行政部經理)批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評;如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。

3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關責任。

5、檔案管理員丟失、規范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分及相應罰款，直至依法追究法律責任。

6、集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規定存放電腦檔案，不按規定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。

十、附則

1、本制度自20__年9月1日生效。

2、本制度由集團行政人事部負責解釋。

3、各子公司應根據本制度，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。

4、以往的相關規定與本辦法不一致的，以本制度為準。

電子版檔案管理制度篇7

為加強公司檔案業務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閱手續，使公司檔案管理達到規范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：

1.檔案管理的范圍

本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產調度、設備工裝(模具)管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。

2.檔案的管理部門

公司綜合事務部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專(兼)職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。

接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務。

3.檔案的分類

在切實遵循《中國檔案分類法》前提下,根據公司實際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類：(A)行政管理、(B)人事管理、(C)財會檔案、(D)生產經營管理、(E)技術質量安全管理、(F)基建檔案、(G)外來文件、(H)聲像檔案、(I)實物檔案、(J)其他檔案。財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、帳簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。

實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。

4.歸檔要求

4.1歸檔的文件材料要完整、系統、準確。

4.2歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。

4.3存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯系的原則，并按立卷要求特征及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。

4.4檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，并區分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的時間系統地排列，按順序編號，填寫“卷內目錄”。目錄各項必須填寫清楚(一律使用用黑色中性筆填寫)，字跡工整、清晰，裝訂整齊。

4.5檔案盒(袋)內文件的排列：檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

4.6文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續。

4.7歸檔時間：部門或責任人應于相關工作結束后立即(最遲一周內)將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

5.檔案的查閱和借閱

5.1查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱后及時歸還。

5.2查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經所在部門經理簽署意見后方可復制。

5.3原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點：

5.3.1借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找;

5.3.2按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閱;

5.3.3要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉借他人;

5.3.4所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫;

5.3.5借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚;

5.3.6檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任;

5.3.7調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。

6.檔案的移交

檔案移交必須辦理移交手續，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方核對簽收。

7.檔案的保管

要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發現問題要及時向領導報告，并采取補救措施。對于不易繼續保存的檔案資料，應及時予以復制;對于已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，并按照其性質分為短期、長期、永久三類分別保管。

檔案管理人員要做好檔案資料的____，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。

8.檔案的銷毀

公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經理批準后予以銷毀

公文管理制度

1.為規范機關及項目部文印管理，提高文印質量，根據有關規定，結合實際，制定本制度。

2.文印工作必須堅持“統一管理，分級負責”的原則，公司綜合事務部為本公司文印管理職能部門，主管公司公文處理工作，各部、室、項目辦及各項目部負責本部室各自的公文處理工作。

3.公司公文必須由公司綜合事務部統一收發、分辦、傳遞、督辦、繕印、用印、立卷、歸檔和銷毀。

4.公司行文程序規定如下：

根據文件性質和內容，由相關職能部門承辦擬稿，部門負責人核稿簽字，如多部門聯合行文，必須由聯合行文的部門會簽后送公司綜合事務部審稿。屬行政序列文件須經行政領導簽發，公司綜合事務部統一編排字號和登記后，并打印出來。相關職能部門原擬稿人校對后，再繕印、用印和封發，文件底稿(附帶二張正文)加蓋公章后由檔案室存檔。

5.各類公文的擬稿、修改和簽字必須使用鋼筆，不準使用元珠筆和鉛筆。經修改后的底稿，如果稿面較亂，必須由擬稿人或承辦部門清稿后交付簽發和打印。

6.上行文的呈辦，下行文的執行、檢查，均由擬文部門負責。

7.公司設立檔案室，統管各類文件。實行文件立卷歸檔制度。檔案管理人員負責并及時地對各類文件進行分類、標引、立卷、存檔。

8.凡公司和各項目部在各項工作中辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，均應及時交檔案室統一歸檔。

9.嚴格履行文件閱辦手續。凡需借閱、傳閱文件，均須及時簽字、登記。檔案管理人員須敦促限期歸還。

10.外單位人員需查閱本公司公文案卷，必須持介紹信。查閱一般性公文案卷，由綜合事務部部長審批;查閱重要公文和重要資料須經公司總經理審批。

11.歸檔公文和資料的復印或復制，必須經分管領導審批，并要在檔案管理人員的監督下完成復印或復制工作。

12.嚴格保密制度，嚴守國家機密。凡屬機密文件，承辦部門或個人不得擅自帶出分散保存，一律交檔案室集中保管。密級文件未經上級批準，不允許復制。根據上級機關的要求和安排，文秘人員應按時上交標密文件。

13.有關公文的具體處理辦法，按《公文處理辦法》執行。

文檔管理制度

1.目的

為加強公司的檔案管理，安全有效地保管和利用檔案，特制定制度如下：

1.1檔案管理包括公司所有的文檔、技術、設備、財務和人事等文本、圖表和聲像等不同形式的資料。

1.2本公司所有職工有保護義務。

2.行文條例

2.1公司行文由發文部門擬辦后呈部門負責人核稿，一般情況下報總經理簽發，最后送至綜合事務部打印發文。

2.2公司收發各類文件，根據文件性質(以文頭為準)，報總經理批示辦理，并及時做好文件的登記、歸檔工作。

2.3公司領導不在時由指定的負責人負責各類行政性文件的簽發、批示。

3.管理

3.1工作人員在工作中形成的各種材料應及時移交至本部門，集中管理，個人不得據為己有。

3.2各部門的工程技術資料一般按年定期匯總移交至綜合事務部管理，綜合事務部根據文件資料性質，定期匯總存檔。

3.3公司舉辦重大活動應通知檔案管理人員參加，收集活動中的材料，集中管理。

3.4財務資料由財務人員按規定管理。

3.5各種資料應建立電子文檔，實行電子化檔案管理。

3.6銷毀檔案必須經過總經理認可，才可以銷毀。禁止管理人員擅自銷毀。

3.7禁止個人將公司檔案及復印件送他人或出賣。

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3.8公司對保密檔案，落實專人妥善保管。

3.9綜合事務部應嚴格按檔案性質、類別、保存年限來處理(銷毀)檔案，意見先報公司總經理。

4.責任

有下列行為者，將根據公司有關規定和國家法規，給予責任行為人行政、經濟處罰，情節嚴重的，給予解聘直至追究法律責任。

4.1擅自涂改檔案。

4.2未按規定辦理檔案登記，擅自拿走檔案。

4.3未按規定向他人提供檔案。

4.4損毀、丟失屬于公司所有的檔案。

4.5檔案管理人員玩忽職守，造成檔案損失。